¿Qué es la comunicación efectiva? Las mejores técnicas

La comunicación es la base de toda relación humana, y cuando se vuelve efectiva, puede transformar la manera en que nos entendemos, colaboramos y alcanzamos objetivos.

En este artículo veremos qué es la comunicación efectiva, cuáles son sus tipos y las mejores técnicas para aplicarla con éxito.

¿Qué es la comunicación efectiva?

La comunicación efectiva ocurre cuando dos o más personas conversan de manera objetiva, sin malos entendidos ni malas interpretaciones de ideas, pensamientos o sentimientos. Este tipo de comunicación es importante en todos los aspectos de la vida diaria.

Dentro de una organización adquiere un significado especial, porque puede mejorar el ambiente laboral, la motivación y la productividad de los trabajadores. Cuando los miembros de una empresa se sienten escuchados, también están más abiertos a escuchar a los demás a través de la comunicación.

Para lograr una comunicación efectiva debe haber un balance entre la comunicación eficaz y la comunicación asertiva.

• La comunicación eficaz permite que el objetivo de los mensajes que se transmiten se cumplan. 
• La comunicación asertiva permite que se mantenga un ambiente comprensivo y empático para que el mensaje sea recibido de manera efectiva. 

Características de la comunicación efectiva

La comunicación efectiva se define por las siguientes características principales:

• Es sencilla de comprender: ya que su objetivo principal es transmitir un mensaje claro.
• Es de interés para el receptor: la conversación debe ser de interés para ambas partes, pero especialmente para el receptor del mensaje (por ejemplo, equipos de trabajo en una empresa). 
• Es concisa y objetiva: evita rodeos o detalles innecesarios que distraigan del mensaje principal.

Elementos de la comunicación efectiva

Existen elementos esenciales que garantizan que la comunicación se desarrolle de manera óptima:

Claridad

Es esencial que el mensaje sea claro y conciso para evitar dudas o ambigüedades.

Propiedad

Implica tener absoluto dominio de la información que se transmite. Esto no solo permite expresarla de forma clara y profesional, sino también otorgarle el nivel de formalidad necesario en un contexto empresarial.

Retroalimentación

Recibir feedback de la persona o personas con las que se conversa es clave. Además de ser un signo de buena educación, indica que el mensaje fue comprendido y fomenta el intercambio de ideas por parte del receptor.

Respeto

Es un elemento fundamental en cualquier conversación. La atención que recibe el mensaje depende directamente de este factor.

Empatía

El elemento de la empatía es fundamental en cualquier forma de comunicación. Implica escuchar activamente, comprender diferentes opiniones y mantener apertura mental. Esto evita actitudes defensivas y facilita que el mensaje se entienda mejor y más rápido.

Tipos de comunicación efectiva

Dentro de una organización existen cinco tipos de comunicación efectiva. Cada uno cumple un papel indispensable, especialmente para las nuevas generaciones que buscan ser escuchadas y escuchar con mayor atención y respeto.

1. Comunicación formal: este tipo de comunicación trata únicamente temas de trabajo, y se basa en reglas organizacionales basadas en la posición o rango que el colaborador ocupa dentro de la empresa. 
2. Comunicación informal: se genera de manera natural e instantánea para resolver algún problema de comunicación que pueda surgir en el momento, no se necesita de ningún protocolo formal para ejecutarse. 
3. Comunicación vertical
   
   • Comunicación ascendente: este tipo de comunicación se genera cuando se transmiten mensajes desde los colaboradores de la empresa hacia los directivos de la misma. Pueden ser sugerencias o manifestaciones de incomodidades. 
   • Comunicación descendente: se genera cuando los directivos de la empresa le transmiten un mensaje a los colaboradores. Por lo general se hace durante reuniones mensuales para realizar anuncios, hacer lluvia de ideas para futuros proyectos, entre otras cosas. 
4. Comunicación lateral: también llamada comunicación horizontal, se genera entre los directivos de la empresa y los colaboradores o posibles colaboradores. Un ejemplo claro es el proceso de entrevistas de trabajo. 

Técnicas para lograr una comunicación efectiva

Aplicar técnicas adecuadas permite respetar a los compañeros de trabajo y reconocer los diferentes puntos de vista ante una situación.

Te presentamos algunas técnicas efectivas para una comunicación oral o verbal y no verbal.

Técnicas para una comunicación verbal efectiva

1. Ser cuidadoso con las palabras

Recuerda que somos amos de lo que callamos y esclavos de lo que decimos, tómate un momento para organizar tus ideas antes de decirlas, la reflexión es aliada de una buena comunicación. 

2. Cuida el tono de voz

Las palabras que dices son importantes, y el tono de voz en el que las dices también. Procura que el mensaje que quieres transmitir sea complementado con el tono de voz adecuado para así generar un mayor impacto y atención en los receptores. 

3. Tener un buen volumen de voz

Esto requiere de práctica. No es lo mismo gritar a tener un tono de voz lo suficientemente fuerte e impactante para que cada una de las personas de una habitación dejen lo que están haciendo y se dediquen a escucharte.

Tu voz debe transmitir la importancia del mensaje sin llegar a rayar en la desesperación de los gritos. 

4. Ser conscientes de nuestro estado emocional

Somos humanos, no somos robots ni máquinas hechas para trabajar. Tenemos emociones complejas y estados de ánimo que pueden variar día a día, lo crucial es ser conscientes de cuando nuestro estado emocional pueda afectar nuestra actitud y porte al momento de transmitir un mensaje.

5. Tener en cuenta el contexto

Es fundamental leer el ambiente en el cual se va a hablar porque la recepción del mensaje puede depender mucho del mismo. Si bien hay infinidad de situaciones que se escapan de nuestro control, está de nuestra parte adaptar el mensaje al contexto para que no esté fuera de lugar. 

6. Dar cumplidos de manera ocasional

Según Dale Carnegie, en Cómo ganar amigos e influir sobre las personas, las demostraciones sinceras de aprecio generan un gran impacto en los demás.

«La diferencia entre la apreciación y la adulación es muy sencilla. Una es sincera y la otra no. Una procede del corazón; la otra sale de la boca. Una es altruista y la otra egoísta. Una despierta admiración universal, la otra es universalmente condenada».

7. Ser empático

Saber percibir, entender y reconocer las emociones y sentimientos de los demás de manera sincera es una cualidad muy importante. Esto genera un profundo respeto y siempre escucharán atentamente lo que tenga para decir. 

8. Escucha de manera atenta y haz preguntas

Dale Carnegie también expone en el libro antes mencionado que «escuchar es tan importante en la vida cotidiana como en el mundo de los negocios».

En un mundo en el que la gente solo escucha para responder, o solo para demostrar que ellos tienen razón, un buen oyente con escucha activa que de verdad se interese en lo que el otro tiene para decir es algo muy raro y valioso. 

Si conoces el punto de vista de tus compañeros de trabajo y demuestras interés haciendo preguntas y animándolos a expresar sus ideas de manera recurrente, ayudarás a generar un espacio ideal para la comunicación efectiva.

Técnicas para una comunicación no verbal efectiva

1. Cuida tu postura

El lenguaje corporal aporta peso al momento de transmitir un mensaje, ya que puede ayudar a enriquecer las ideas que se están compartiendo y a captar la atención de los demás. 

2. Mantén contacto visual

Los ojos son la parte del cuerpo más expresiva de todo el cuerpo, mantener el contacto visual demuestra interés en el otro y seguridad en uno mismo. 

3. Sé cuidadoso con los gestos y expresiones faciales

La gesticulación del rostro dice mucho sobre cómo se comparte o se recibe un mensaje. Procura que esté alineado con lo que dices y evita hacer algún gesto negativo o de duda que pueda distraer la atención de los receptores. 

En Sanarai, sabemos lo importante que es ser líder. Si necesitas ayuda para tener una comunicación efectiva con tu equipo, contáctanos y te ayudamos.